Fakturą zwiemy każdy akt handlowy, który spełnia określone kryteria, który dokumentuje umowę kupna-sprzedaży pomiędzy zainteresowanymi stronami. Wymogami tymi są:

• Suma umowy kupna-sprzedaży – w polskim prawie podatkowym istnieje obowiązek zapisywania kwoty umowy kupna-sprzedaży zarówno liczbowo, jak i słownie,
• Rozpoznanie stron umowy kupna-sprzedaży – zazwyczaj na rachunku podawana jest dokładna nazwa podmiotów, którzy biorą współudział w transakcji, razem z adresem ich siedziby albo oddziału,
• Określenie przedmiotu umowy kupna-sprzedaży – na rachunku wyszczególniona jest nazwa przedmiotu umowy kupna-sprzedaży, jego ilość, cena i wartość,
• Informacje do rozliczenia podatków – te informacje potrzebne są do sprecyzowania faktury VAT, na której, według prawodawstwa polskiego, powinna znaleźć się informacja o wysokości podatku VAT za określony przedmiot umowy kupna-sprzedaży,
• Informacje identyfikujące dokument – unikalność rachunku potwierdzona jest między innymi 3 jej składowymi: informacjami o sporządzającym fakturę, dniu jej sporządzenia oraz numeracji, jaka jej przysługuje. Każdy rachunek, który sporządza wystawca ma wyjątkowy, jedyny tylko dla niej numer. Sygnowanie musi odbywać się chronologicznie,
• Informacje odnoszące się do terminu i formy zapłaty – powszechne stało się, iż termin zapłaty charakteryzuje się w dniach od dokonania operacji (może to być np. 14 dni). W Polsce przyjęło się, że płatności robi się przelewem albo gotówką. W niektórych państwach honorowane są również czeki,
• Warunki dowozu.

Coraz częściej tradycyjny podpis na rachunkach zastępuje specjalny, elektroniczny podpis.

Rachunek VAT jest zatem specyficznym rodzajem faktury, którą wystawiać powinni czynni podatnicy podatku VAT w drodze transakcji, która podlegała opodatkowaniu VAT. Fakturą są także:

• Poświadczenie zapłaty za przejazd płatną autostradą,,
• Dokumenty za usługi bankowe czy ubezpieczeniowe,
• Bilety jednorazowe na przewóz osób: taborem kolejowym, transportem samochodowym, transportem pełnomorskim, żeglugą śródlądową i przybrzeżną, promem czy samolotem,
• Świadczenia radiokomunikacji przywoławczej
• Dowody transakcji sporządzane przez nieVATowców.

Wszystkie rachunki powinny być przechowywane przez 5 lat oraz pokazywane w przypadku kontroli stosownego organu podatkowego.